行政楼公共会议室是学校举行会议、接待宾客的重要场所。为了加强对学校新办公楼会议室的管理，保证学校会务、对外接待及重要活动的正常开展，提高会议室的使用效率，特制定本办法。
一、使用管理
1.本办法所指的行政楼公共会议室包括：307接待室、309会议室、407接待室、409会议室、510会议室、703报告厅、705贵宾休息室、809会议室。(《行政楼公共会议室基本情况》)
2.行政楼公共会议室由后勤处物业管理科负责管理，学校各部门如需使用，须向后勤处物业管理科提交申请，审批后方可使用。(《行政楼公共会议室申请单》，如需咨询请拨电话36903266。)
3.409、510、809会议室的投影设备及703报告厅的音响设备由网络及教育技术中心负责管理操作。
4.行政楼公共会议室实行预约制度。学校各部门需使用会议室时，应提前两天向后勤处提出申请，以便安排使用。会议室实行先登记先使用的原则，若各部门预定的会议室与学校临时性重要会议或活动发生冲突，应以学校会议或活动为先。
5.学校有关部门使用行政楼公共会议室，应严格遵守会议室使用管理要求。会议结束后，使用部门应向后勤处办理交接手续。如使用部门出现会议改期或取消，申请人应及时通知后勤处。
二、卫生管理
1.行政楼公共会议室均为无烟区，禁止在会议室内吸烟。
2.会议室使用部门要爱护室内设施和物品，保证室内财产完好无损。任何人员不得随意移动或损坏室内家具、物品，不得随地吐痰和乱扔杂物等。
3.后勤处安排专人负责对行政楼公共会议室管理，督促保洁人员做好会议室的清洁卫生等工作。
三、安全管理
1.后勤处须经常检查室内设施、设备完好情况，做好防火防盗工作，确保财产安全完整。
2.有关部门在使用会议室期间，要爱护室内各种设备、用品，如因人为因素损坏或丢失的物品由使用部门或当事人承担相应责任。
3.会议结束后，使用部门应及时关闭音响、空调、电灯等。
四、本规定由学校后勤处负责解释，自颁布之日起执行。